Počítačový informační systém “Pečovatelská služba” umí importovat a exportovat z a do řady formátů pro výměnu dat z okolním světem. V dnešním příspěvku si ukážeme, jak pomocí aplikace vytvořit export faktury, kterému porozumí většina soudobého účetního software. Jde o formát ISDOC.
Trocha teorie
Potřeba importovat faktury do informačního systému je stará jako účetnictví samo; a samozřejmě odedávna jsou patrné i snahy o standardizaci v této oblasti. V české kotlině se tentokrát překvapivě podařilo “něco” standardizovat, a tak tu máme od roku 2009 společný formát pro export a přijímání fakturačních zpráv zvaný ISDOC (Information Systém Document).
Zajímavé v této souvislosti je, že formát ISDOC je tak dobrý, že se jej skutečně rozhodla implementovat řada účetních software, včetně populárních produktů, jako jsou
- ABRA,
- Cígler software,
- WinDUO,
- Ježek software,
- KTK systém,
- SAP ČR,
- Gordic
- Stormware (Pohoda)
- Vera
- a desítky dalších
V dnešní době (článek píši 14.3.2016) se už prakticky nedá najít renomovaný účetní software, který by ISDOC nepodporoval. Definice formátu (pro zvídavé) je tady, samotný web standardu potom zde a na tomto místě si můžete stáhnout tzv. ISDC reader, malou kontrolní aplikaci na prohlížení vytvořených elektronických faktur.
Jak na to v Pečovatelské službě
V PC IS Pečovatelská služba je třeba nejprve nastavit, co se bude na ISDOC exportu faktury objevovat. Tedy
- Nastavení / Možnosti
- Záložka Fakturace
- Informace v rámečku “Údaje pro IsDoc”
Dále je třeba klientovi klasicky naúčtovat péči, tedy například čtečkou čárového kódů, nebo “zaklikáním” příslušných políček v Kalendáři. Konečně je třeba zobrazit klientovi Fakturu, tedy v programu jde o sekci Kartotéky / Úhrady za úkony. Zobrazená faktura může vypadat například takto:
A teď už tedy jen samotný export do formátu ISDOC. Provedete pomocí Tisk / Exporty / Faktura ISDOC (označeným).
Ono se zdánlivě nic nestane, pouze se do dokumentů uloží vyexportovaný doklad (nebo doklady, pokud bylo označeno více položek). Program informuje pomocí zprávy:
A co s výsledkem?
Další postup závisí pochopitelně na tom, jaký používáte účetní software. Obecně lze říci, že vyexportovaný soubor (soubory) se předají účetním a ty je zpracují. Pokud se podíváte dovnitř souboru, uvidíte něco podobného následujícímu (ukázka pochází z notepadu):
Jde prostě o elektronickou podobu vytvořeného dokladu. Máte-li navíc nainstalovaný ISDOC reader, můžete doklad otevřít v něm. To – pro kontrolu správnosti – by vypadalo takto:
Pozn.: Všimněte si, že program provádí export včetně položek dokladu, je tedy zřejmé, za co klient platí.
Pokud bychom se pokusili zpracovat ISDOC například v účetním systému Pohoda od firmy Stormware, dopadlo by to následovně:
- Soubor / Datová komunikace / Import z ISDOC
- Průvodce “Import z ISDOC”
- Naimportovaný doklad se objeví v související agendě – v našem případě v agendě Přijaté faktury.
Pozn.: V jiných účetních softwarech bude postup pochopitelně jiný.
Používáním importu a exportu faktur ISDOC se vyhneme pracnému přepisování dokladů z a do jednotlivých aplikací, a potom samozřejmě také situacím, kdy bychom mohli při přepisování udělat nějakou chybu. Navíc je import řádově rychlejší než přepisování, takže doporučujeme používat jej co možná nejčastěji.