V tomto blogu jsme se dosud věnovali převážně statistikám uchopitelným, kde na jedné straně existuje jasně definované zadání, a na straně druhé existuje pevně obhájitelný výsledek. Termín “vytíženost” z toho tak trochu vybočuje, protože on nemá ani přesné zadání na straně požadavků, ani přesné výstupy na straně výsledků. Dá se tedy vůbec v tomto smyslu něco dělat?

Problémy

Při vytíženosti je třeba vždy srovnávat něco s něčím. Například u auta to může být aktuální hmotnost nákladu k užitkové hmotnosti vozidla. U pracovníků v přímé péči je to jiné, protože nemáme ani nic takového jako “aktuální nálož”, ani nic takového jako “maximální nálož”. Nejčastěji se proto pro účely vytíženosti sleduje poměr počtu hodin strávených přímou péčí k počtu hodin tvořících fond pracovní doby.

Tím se sice jeden problém vyřeší, ale další tři problémy nastanou. Jsou to:

• pro účtování provedené péče pečovatelské služby se nepoužívají hodiny, ale hodiny, kilogramy a úkony (pokud tedy používáte jen obligatorní činnosti; pokud máte i činnosti fakultativní, je počet jednotek teoreticky neomezený)
• čas účtovaný klientovi se málokdy shoduje s časem, který pečovatelka úkonem stráví. Zní to divně, ale je to tak. Máme tu přípravu, přesuny, “ukončovací” operace, nějaký čas zabere elementární zdvořilost a značný čas zaberou neočekávané události (např. zdravotní indispozice klienta apod.)
• maximální čas se málokdy shoduje s fondem pracovní doby, protože pečovatelka musí mimo přímé péče vykonávat řadu činností, které vyplývají z uzavřené pracovní smlouvy – jako je školení, vzdělávání, administrativa, jednání s klientem či rodinou, individuální plánování péče, řešení nouzových a havarijních situací či informování svých kolegů o poskytnuté službě.

Řešení

Vezmu to od konce: V informačním systému “Pečovatelská služba” strávený čas přímou péčí s fondem pracovní doby zkrátka neporovnáváme, protože nám to nepřišlo ani účelné, ani nějak systematicky proveditelné (pečovatelka mívá často půlený, šestihodinový nebo i jinak nestandardní úvazek).

Ostatní dva problémy, ale řešit umíme, a to pomocí přepočítávacích koeficientů. Funguje to takto:

1. U úkonů v jednotce “úkon” si organizace stanoví výchozí čas, který předpokládá, že pečovatelka prováděním úkonu stráví. Lze použít kvalifikovaný odhad, nebo se poohlédnout po minulosti. Jestliže například vím, že 25 obědů rozvezu za přibližně dvě hodiny, pak je jasné, že rozvozem jednoho oběda strávím cca 5 minut.
2. U úkonů v jednotce “kilogram” se stanoví časová náročnost z historie. Příklad: 1 pračka prádla trvá s vypráním, vyžehlením a vyzvednutím / doručením klientovi 3 hodiny, pračka obsahuje 4.5 kg prádla, zpracovat 1 kg prádla tedy trvá poměrově 40 minut
3. U úkonů v jednotce “hodina” si organizace stanoví režii. Příklad – 1 hodina uklízení znamená pro pečovatelku 1,5 hodiny práce, protože musí započítat přesun, manipulaci s úklidovými prostředky a tak dále.
4. Ať už jsou přepočítávací koeficienty stanoveny jakkoliv, je třeba je sdělit počítači. Provede se to tak, že se jde do Nastavení / Úkony, a pro každý úkony, který potřebujeme sledovat (tedy typicky úplně pro každý) vyplníme hodnotu do kolonky “Odhad času”. Pozor, údaj je v minutách.

   

5. U příkladů výše bychom tedy dali u úkonu v jednotce “úkon” číslo 5 (5 minut na úkon), u kilogramu bychom dali 40 (40 minut na kilogram) a u úkonu v jednotce “hodina” bychom dali 90 (tedy 90 minut na každou hodinu, neboli 60 minut, kdy úkon fyzicky trvá plus 30 minut režie).
6. Dále se musí počítači říct, aby zde zadané údaje o časové náročnosti použil pro všechny klienty. To se provede pomocí příkazu Statistika / Strávený čas / Nastavit odhady.
7. Pokud je to třeba (a většinou to třeba není), lze ještě u jednotlivých klientů doladit odhad času ručně. Jde o situace, v nichž například máme u hygieny režii 20 minut na hodinu (a tudíž v kolonce “Odhad času” u příslušného úkonu máme 60+20=80 minut), ale pro konkrétního klienta (klienty) potřebujeme nastavit pracnost vyšší, protože mají dejme tomu sníženou pohyblivost. Pokud je něco takového třeba, uvede se to v detailu úkonu v aktuální Smlouvě nebo aktuálním Dodatku.

   

8. A to je vlastně všechno. Porovnání vytíženosti pak lze vyjet pomocí Statistika / Strávený čas / Zobrazit výsledky, případně Statistika / Strávený čas / Zobrazit podklady.

Z praxe bych si dovolil pouze pár poznámek k celému procesu:

• Občas pro tuto činnost používáme termín “normování úkonů”. je třeba si ale uvědomit, že o žádné normování nejde, protože každá organizace si může nastavit odhady času jak potřebuje. Systém má tedy význam spíše uvnitř organizace, než jako srovnání více služeb např. v nějakém regionu.
• Pochopitelně, pokud chce někdo používat podobná srovnání, je naprosto nezbytné, aby byla ke každému úkonu přiřazena pečovatelka. Že tomu tak je, to lze ověřit v Kartotéky / Péče / Tisk / Seznam úkonů bez přiřazené pečovatelky. Tento seznam by měl být prázdný, neboli neměly by existovat žádné úkony bez přiřazené pečovatelky, aby mělo srovnání vypovídací hodnotu.
• Pokud se Vám výsledky nepozdávají, lze provést tisk podkladů pro výpočet, neboli “jak k tomu ten počítač došel”. Něco takového najdete pod Statistika / Strávený čas / Zobrazit podklady.